Programske rešitve
Podpora
rešitve v praksi
Primeri sistemskih rešitev
Predstavljamo projekte iz bančnega sektorja, industrije in javnih organizacij, kjer smo z našimi partnerji zasnovali in implementirali celovite rešitve upravljanja dokumentov, hrambe podatkov, varnostnega kopiranja ali nadzora infrastrukture.
Zakaj sistemske rešitve – in ne le posamezni produkti?
Vsaka organizacija se sooča s specifičnimi izzivi – od varnega upravljanja dokumentov do zaščite podatkov in centraliziranega nadzora infrastrukture. Posamezni produkti teh izzivov ne rešujejo dolgoročno.
Na tej strani predstavljamo primere implementacij, kjer so bile rešitve zasnovane celovito – z jasno arhitekturo, upoštevanjem procesov, varnostnih zahtev, integracij ter prihodnje razširljivosti.
Lorem
Projekti so bili izvedeni samostojno ali v sodelovanju z našimi partnerji, ki ostajajo ključni nosilci odnosa s stranko.
Naša vloga je strokovna podpora, arhitekturna zasnova rešitev in razvoj naprednih funkcionalnosti. Kjer je to potrebno!
Primeri so razvrščeni po področjih rešitev.
Upravljanje dokumentov in MDS rešitve
Upravljanje dokumentov danes presega zgolj tiskanje. Vključuje varno avtentikacijo, sledljivost dokumentnih tokov, integracijo z zalednimi sistemi ter avtomatizacijo procesov.
Spodnji primeri prikazujejo implementacije v bančnem, industrijskem in javnem okolju, kjer so bile rešitve zasnovane sistemsko – z jasno arhitekturo, merljivimi učinki ter dolgoročno podporo partnerjem.
Bančni in visoko regulirani sistemi
Bančno in regulirano okolje zahteva najvišjo stopnjo varnosti, sledljivosti ter skladnosti z internimi in regulatornimi zahtevami. Rešitve vključujejo napredno upravljanje tiskanja, avtomatizacijo dokumentnih tokov, integracijo z zalednimi sistemi ter optimizacijo procesov z visoko stopnjo nadzora.
Projekt digitalne preobrazbe v OTP banki predstavlja referenčni primer dolgoročnega sodelovanja s podjetjem Xenon forte pri optimizaciji dokumentnih procesov in upravljanju tiskalniške infrastrukture.
Sodelovanje se je začelo leta 2018 z izbiro opreme Kyocera ter postopno nadgradnjo obstoječe flote. Ključni izziv banke je bil poenotiti razpršeno tiskalniško okolje, zmanjšati stroške, zagotoviti višjo stopnjo varnosti ter pospešiti obdelavo dokumentacije strank. Posebna zahteva je bila integracija večopravilnih naprav z zalednimi bančnimi sistemi in razvoj prilagojenega uporabniškega vmesnika.
Vzpostavljena je bila aplikacijska rešitev za skeniranje in arhiviranje dokumentov neposredno na napravah Kyocera, ki je avtomatizirala zajem dokumentacije ter skoraj v celoti digitalizirala procese obdelave. Obremenitev zaposlenih se je zmanjšala za približno polovico, hkrati pa so praktično odpravili napake in zastoje, značilne za ročne postopke.
Projekt je vključeval:
- centraliziran nadzor tiskanja z rešitvijo MyQ,
- varno avtentikacijo uporabnikov na napravah,
- integracijo z internimi sistemi za sledljivost in arhiviranje,
- proaktivno upravljanje flote z rešitvijo Kyocera Fleet Services (99 % dosegljivost naprav).
Rezultati so se pokazali v nižjih stroških tiskanja, zmanjšanju nepotrebnih izpisov, večji varnosti podatkov ter hitrejši obdelavi dokumentov strank. Rešitev je bila po združitvah bank razširjena na celotno OTP banko, kar je omogočilo enotno upravljanje dokumentov in infrastrukture na ravni celotne institucije.
Primer OTP banke potrjuje, da lahko strateško zastavljen MDS-pristop, podprt z avtomatizacijo in tesno integracijo z bančnimi sistemi, bistveno prispeva k digitalni transformaciji ter izboljšani uporabniški in operativni izkušnji.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Prenova tiskalniškega okolja v Addiko banki predstavlja referenčni primer uspešnega sodelovanja med naročnikom in specializiranim partnerjem Xenon forte pri uvedbi upravljanih storitev tiskanja (MDS) ter naprednih orodij za upravljanje dokumentov.
Banka je upravljala več kot sto zastarelih tiskalnikov na sedežu in v 18 poslovalnicah. Naprave so bile počasne, pogosto v okvari, servisni odziv neučinkovit, centralni nadzor zastarel, IT-oddelek pa preobremenjen z nameščanjem gonilnikov, naročanjem tonerjev in ročnim poročanjem števcev. Tiskalniško okolje je postalo operativno tveganje in razvojna ovira.
V sodelovanju s Xenon forte so izvedli analizo stanja, praktično testiranje rešitev in nato celovito prenovo: standardizacijo naprav Kyocera, uvedbo tiskalniškega strežnika MyQ ter upravljanje flote s Kyocera Fleet Services. Število naprav so zmanjšali na 58, skoraj za polovico, obenem pa vzpostavili varno avtentikacijo uporabnikov in centraliziran nadzor nad tiskom ter skeniranjem.
Pomemben del nadgradnje je bila tudi uvedba rešitve ScannerVision, ki je dodatno avtomatizirala dokumentne tokove v bančnem okolju.
Pri obdelavi osebnih dokumentov operater na skenerju vnese ID stranke, dokument pa se samodejno odloži v ustrezen arhiv pod imenom stranke. Sistem ga med procesom opremi z vodnim žigom (watermark) in pravnim obvestilom, kar zagotavlja sledljivost in skladnost z internimi ter regulatornimi zahtevami.
Pri obdelavi SWIFT dokumentov se izpis najprej shrani kot PDF, nato pa ScannerVision iz dokumenta izlušči številko transakcije, ki se nato s posebno programsko opremo posreduje na e-pošto.
Tiskanje se sproži šele ob prijavi uporabnika (kartica ali PIN), kar povečuje varnost in zmanjšuje nepotrebne izpise.
Ključni učinki projekta:
- približno 30 % nižji stroški tiskanja,
- več kot 95 % manj zahtevkov IT-oddelku,
- visoka razpoložljivost naprav in enotna uporabniška izkušnja,
- avtomatizirano poročanje, dobava potrošnega materiala ter digitalizirani dokumentni tokovi.
Projekt dokazuje, da lahko strateško zastavljen MDS-pristop, podprt z jasno analizo, testiranjem in prilagoditvijo procesov, tiskalniško okolje iz stroškovnega bremena preraste v varno, avtomatizirano in merljivo podprto infrastrukturo za sodobno bančno poslovanje.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Slovenska banka, ji je del ene največjih evropskih bančnih skupin z več kot 20 milijoni strank po svetu, nudi celovite bančne storitve prebivalstvu in podjetjem tudi v Sloveniji. Kot sodobna finančna institucija daje velik poudarek varnosti, učinkovitosti procesov in kakovostni uporabniški izkušnji.
V okviru optimizacije notranjih procesov je banka skupaj s partnerjem Xenon Forte prenovila tiskalniško in dokumentno okolje. V sistem je vključenih 76 večopravilnih naprav (MFP), nad katerimi delujeta rešitvi MyQ in ScannerVision.
MyQ zagotavlja varno avtentikacijo uporabnikov ter nadzor nad tiskanjem, medtem ko je bila rešitev ScannerVision prilagojena specifičnim bančnim procesom. Posebej pomembna je optimizacija obdelave poštnih obvestil in opominov z nevročeno povratnico. Dokument se po skeniranju na MFP samodejno prenese v ScannerVision, kjer se:
- razvrsti glede na številko pogodbe ali računa,
- shrani v ustrezno mapo glede na tip dokumenta,
- preimenuje (številka računa postane ime datoteke),
- izvede OCR,
- avtomatsko poveže z ustreznim komitentom v dokumentnem sistemu.
Proces, ki je prej zahteval 2–3 ure ročnega dela, danes traja približno 15 minut (odpiranje kuvert in skeniranje).
Tudi obdelava SWIFT potrdil o nakazilih je danes avtomatizirana. Tiskanje se je pred optimizacijo izvajalo avtomatsko na dva namenska tiskalnika, kjer so bil dokumenti izpostavljeni na napravi. S prilagoditvijo MyQ vrst se sedaj opravila razvrščajo v oddelke. Rešitev je povečala varnost in zasebnost obvestil, ker natisnjena obvestila lahko člani oddelkov prevzamejo le s prijavo v MyQ.
Projekt dokazuje, kako lahko s premišljeno uvedbo MDS in prilagojenih dokumentnih rešitev banka bistveno zmanjša ročno delo, poveča varnost ter vzpostavi hitrejše, sledljive in digitalno podprte procese.
Pred uvedbo nove rešitve je več zaposlenih vsakodnevno ročno vnašalo podatke iz vhodnih dokumentov v zaledne informacijske sisteme banke. Tak način dela je predstavljal neposreden strošek in veliko tveganje za napake ter izgube dokumentov. Poleg tega ročna obdelava ni omogočala sledljivosti in nadzora nad obdelavo dokumentov, kar je dodatno oteževalo učinkovitost. Pojavljale so se tudi varnostne dileme glede dostopa do zaupnih informacij.
Potrebna je bila rešitev, ki bi omogočila avtomatizacijo zajema in obdelave dokumentov, zgodnjo klasifikacijo ter neposredno integracijo z zalednimi sistemi. Poseben poudarek je bil na zajemu vhodnih računov, kjer je implementirana tudi avtomatska pretvorba v eSLOG 2.0 s podporo za prepoznavo ključnih metapodatkov.
Tehnična zasnova in implementacija rešitve
Xenon forte je po analizi dokumentnih tokov in omejitev IT okolja oblikoval rešitev, ki vključuje celoten spekter postopkov: zajem, separacijo, klasifikacijo, distribucijo, OCR prepoznavo in integracijo z zalednimi sistemi.
Tehnično rešitev sestavljajo aplikacije na večopravilnih napravah z nameščeno rešitvijo MyQ, ki poleg zajema dokumentov ponuja še cel spekter storitev upravljanja dokumentov tiskanje, skeniranje, kopiranje in druge. Uporabniki imajo na napravi personaliziran zaslon, kjer je MyQ osnovni ekran. Proces zajema dokumentov sprožijo z enim klikom na ustrezen gumb na zaslonu.
Podatki se nato preko komunikacijskega vmesnika na strežniku Synology ločijo in razvrstijo. V tej fazi je omogočeno tudi potrjevanje ustreznosti dokumenta (approval). Prek MyQ programa je omogočena funkcija Drag&Drop za dokumente, ki prispejo v vložišče kot digitalni dokumenti. Na voljo je tudi IMAP sinhronizacija – pridobivanje priponk iz e-poštnih sporočil. Nadaljnja obdelava pa poteka z uporabo zunanje storitve podjetja Soluma, ki poleg OCR prepoznave besedilo tudi prebere, izlušči glavne podatke in dokumente pretvori v standard eSLOG. Dokumente nato odloži v BizBox od koder jih program pošlje v zaledne sisteme ter poveže z delovnimi tokovi in ERP sistemi. Rešitev je bila v veliki meri prilagojena glede na posebnosti dokumentov in organizacije.
Implementacija rešitve je potekala v več fazah: analiza, razvoj, testiranje, uvajanje in podpora. V projekt so bili vključeni oddelki vložišča, informatike, računovodstva in vodstvo. Dostopi so urejeni preko rešitve MyQ z jasno določenimi pravili dostopa. Kljub posameznim tehničnim oviram, kot so omejitve pri dostopu do internih sistemov, so bile vse težave uspešno rešene v sodelovanju z interno IT podporo.
Rezultati, uporabniška izkušnja in nadaljnji koraki
Uporabniki so rešitev dobro sprejeli, saj jim je bistveno poenostavila delo in povečala preglednost. Uporaba personaliziranega vmesnika v rešitvi MyQ je poenostavila postopke skeniranja in izbire vrst dokumentov, kar je dodatno zmanjšalo napake pri zajemu.
Rešitev omogoča višjo produktivnost in sledljivost na vseh stopnjah dokumentnega toka. Dokumenti so zdaj arhivirani centralizirano in dostopni le pooblaščenim osebam. V primerjavi s prejšnjim stanjem se je čas obdelave vhodnih računov bistveno skrajšal, obenem pa je avtomatiziran zajem odpravil potrebo po rutinskem ročnem prepisovanju podatkov. Stroški obdelave so se znižali tako neposredno (manj vloženega časa) kot posredno (manj napak, manj popravil, večja zanesljivost).
Standardizacija in optimizacija dokumentnega okolja
V industriji, logistiki in javnem sektorju je ključni cilj poenotenje infrastrukture, nadzor nad stroški ter razbremenitev IT oddelkov. Rešitve vključujejo standardizacijo flote, centralno upravljanje tiskanja, varno identifikacijo uporabnikov ter avtomatizirano dobavo in vzdrževanje.
Prenova tiskalniškega okolja v Skupini SIJ – Slovenska industrija jekla predstavlja referenčni primer strateškega sodelovanja s podjetjem Xenon forte pri vzpostavitvi enotnega, varnega in centralno upravljanega sistema tiskanja.
Skupina s preko 3.900 zaposlenimi je pred prenovo upravljala več kot 300 naprav različnih blagovnih znamk na treh lokacijah, z več dobavitelji in neenotnimi pogodbami. Posledice so bile nepregleden nadzor nad stroški, nejasni pogoji vzdrževanja, varnostna tveganja pri tiskanju zaupnih dokumentov ter visoka obremenitev IT- in nabavnega oddelka. Pogoste okvare in dolgi odzivni časi servisov so dodatno zmanjševali produktivnost.
Po izvedenem razpisu so izbrali Xenon forte in uvedli enotno floto naprav Kyocera ter centralno upravljanje z rešitvijo MyQ. Število naprav so optimizirali in zmanjšali na 185. Vzpostavljen je bil enoten pogodbeni model za celotno skupino – ena blagovna znamka, ena kontaktna oseba, enoten sistem dobave potrošnega materiala in vzdrževanja.
Ključni elementi rešitve:
- centralni nadzor tiskanja in razdelitev stroškov po stroškovnih mestih,
- varna avtentikacija uporabnikov (ID kartica, Active Directory) in funkcija Print & Follow,
- proaktivno spremljanje naprav z rešitvijo Kyocera Fleet Services,
- oddaljeno odpravljanje napak in avtomatizirana dobava tonerjev.
Rezultat je 99-odstotna dosegljivost naprav, nižji stroški tiskanja ter bistveno razbremenjen IT-oddelek. Skupina SIJ je pridobila analitični vpogled v porabo, večjo varnost dokumentov in prilagodljivo infrastrukturo, ki podpira proces digitalne transformacije. Projekt dokazuje, da lahko enoten MDS-pristop na ravni skupine učinkovito nadomesti razpršen in nepregleden sistem ter ustvari merljive poslovne koristi.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Kolektor kot multinacionalni koncern z centraliziranim IKT-oddelkom se je soočal z izrazito heterogenim tiskalniškim okoljem, pomanjkanjem centralnega nadzora nad stroški, pogostimi izpadi naprav ter nezadovoljstvom uporabnikov zaradi slabe kakovosti in zasebnosti tiskanja. Nabava potrošnega materiala je bila nepregledna, servisna podpora neučinkovita, IKT pa ni dosegala internih standardov storitev.
Cilj projekta je bil poenotiti infrastrukturo, znižati stroške ter zagotoviti enostaven, varen in centralno upravljan sistem. Po analizi stanja in ob podpori vodstva je bil izbran Xenon Forte, ki je uvedel večopravilne naprave Kyocera s tehnologijo EcoSys ter rešitev MyQ za centralno upravljanje tiskanja.
Ključni elementi rešitve:
- zmanjšanje števila naprav in odprava odvečnih tiskalnikov,
- centralni nadzor nad stroški in porabo potrošnega materiala,
- identifikacija uporabnikov z ID-karticami in večja zasebnost,
- funkcionalnosti Easy Scan in pošiljanje dokumentov neposredno na e-pošto ali v osebne mape,
- avtomatiziran sistem prijave napak in dobave tonerjev (single point of contact).
Rezultat je bil nižji strošek tiskanja na ravni celotnega koncerna, poenostavljena logistika, razbremenitev IKT-oddelka ter izboljšana uporabniška izkušnja brez potrebe po dodatnih izobraževanjih. Projekt je potekal v tesnem sodelovanju obeh ekip, z jasno komunikacijo in dolgoročno pogodbo o vzdrževanju.
Primer Kolektor dokazuje, da lahko premišljena standardizacija, podprta z ustrezno tehnologijo in vodstveno podporo, tiskalniško okolje spremeni iz stroškovnega bremena v učinkovito, nadzorovano in strateško podprto infrastrukturo.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Projekt skupine Coca-Cola HBC Adria (Hrvaška, Slovenija, BiH) predstavlja referenčni primer strateškega sodelovanja s podjetjem Xenon forte pri regionalni standardizaciji in centralizaciji upravljanja tiskanja.
Sodelovanje se je začelo na Hrvaškem leta 2012, kjer so z uvedbo naprav Kyocera in rešitve MyQ dosegli večjo preglednost nad dokumentnimi tokovi ter opazne stroškovne prihranke. Na podlagi teh rezultatov je skupina izvedla regionalni razpis za obnovo flote tiskalnih naprav in centralizirano upravljanje v več državah. Izbrana rešitev je bila razširjena tudi na Slovenijo in Bosno in Hercegovino.
Izhodišče projekta so predstavljali razpršena flota naprav različnih proizvajalcev, visoki stroški vzdrževanja, matrični tiskalniki za logistične dokumente ter decentralizirano naročanje servisov in potrošnega materiala. Takšno okolje ni omogočalo nadzora nad stroški, varnosti tiskanja niti učinkovitega načrtovanja proračuna.
Rešitev je vključevala:
- zamenjavo obstoječih naprav z enotno floto Kyocera,
- uvedbo centralnega upravljanja z rešitvijo MyQ,
- varno avtentikacijo uporabnikov (ID kartica ali PIN) in funkcijo Print & Follow,
- najem dodatnih skenerjev ter odpravo matričnega tiskanja,
- celovito servisno podporo in spremljanje porabe pri enem partnerju.
Centralizirano upravljanje omogoča natančno sledenje dokumentov in razporeditev stroškov po oddelkih, projektih in stroškovnih mestih, z rednimi mesečnimi poročili za lažje načrtovanje.
Rezultat je poenotena, varna in stroškovno učinkovita infrastruktura tiskanja v treh državah. Projekt dokazuje, da lahko dolgoročno partnerstvo in MDS-pristop na ravni regije zagotovita merljive prihranke, večjo varnost dokumentov ter razbremenitev IT-oddelkov, hkrati pa podpreta standardizacijo procesov in dvig kakovosti storitev za zaposlene ter končne stranke.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Podjetje Donit Tesnit je v sodelovanju s partnerjema Xenon forte in ZZI izvedlo celovito prenovo upravljanja dokumentov in tiskalniškega okolja ter s tem postavilo temelje za nadaljnjo digitalizacijo poslovanja.
Glavni izziv je bil ročni zajem vhodnih računov, ki so v podjetje prihajali v papirni obliki ali kot PDF-datoteke. Račune so tiskali, ročno opremljali s podatki in pretipkavali v ERP-sistem, kar je povzročalo zamude, višje stroške in večjo možnost napak. Cilj projekta je bil poenotiti zajem dokumentov ter avtomatizirati njihovo obdelavo.
Skupaj s podjetjem Xenon forte so uvedli rešitev za digitalni zajem računov: papirni dokumenti se ob vstopu skenirajo, obdelajo z OCR-tehnologijo in pretvorijo v ustrezne zapise za neposreden uvoz v SAP. Rešitev je prilagojena večfunkcijskim napravam, kar je omogočilo enostavno uporabo in hitro sprejetje med zaposlenimi.
Digitalizacija dokumentov je sprožila tudi optimizacijo tiskalniškega okolja. Po analizi stroškov so število naprav zmanjšali s 23 na 16 ter uvedli centralno upravljanje tiskanja (MyQ) na napravah Kyocera. S tem so poenotili okolje, razbremenili IT-oddelek ter povečali preglednost nad stroški.
Rezultati projekta vključujejo 10–15 % prihrankov pri stroških najema in potrošnega materiala, hitrejšo obdelavo računov, manj napak ter večje zadovoljstvo zaposlenih. Primer dokazuje, da usklajeno sodelovanje naročnika in partnerjev omogoča konkretne poslovne učinke ter vzpostavlja dolgoročno osnovo za nadaljnjo digitalno preobrazbo.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Summit avto, eden največjih prodajno-servisnih centrov v Sloveniji, letno natisne več kot 390.000 dokumentov. Tiskalniško okolje je raslo postopno, brez enotne strategije – skoraj vsak zaposleni je imel svoj tiskalnik, naprave različnih proizvajalcev so bile stare, okvare pogoste, stroški in poraba časa za vzdrževanje pa visoki.
Cilj prenove je bil racionalizirati poslovanje, znižati strošek na dokument ter zagotoviti zanesljivo in okoljsko bolj odgovorno rešitev. Xenon forte je po temeljiti analizi okolja pripravil načrt optimizacije, ki je upošteval delovne procese, tok dokumentov in potrebe uporabnikov. Projekt od analize do realizacije je trajal dva meseca, sama zamenjava naprav pa le pet dni.
27 tiskalnikov je nadomestilo 19 večopravilnih naprav, integriranih z zalednimi sistemi podjetja. Nova infrastruktura omogoča prilagojeno tiskanje po oddelkih, varno obdelavo zaupnih dokumentov ter napredne funkcije skeniranja in optičnega prepoznavanja.
Ključni učinki:
- več kot 20 % nižji mesečni stroški tiskanja,
- predvidljiv model stroškov (najem + variabilni del glede na izpise),
- razbremenitev zaposlenih, ki se ne ukvarjajo več z vzdrževanjem,
- hitrejše in zanesljivejše tiskanje ter boljša uporabniška izkušnja.
Projekt dokazuje, da lahko s premišljeno uvedbo MDS-modela podjetje z visoko količino izpisov doseže konkretne finančne prihranke, večjo operativno učinkovitost in boljši nadzor nad dokumentnimi procesi – brez motenj v vsakodnevnem poslovanju.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Podjetje Summit motors Ljubljana se je soočalo z izrazito heterogeno infrastrukturo – ob 43 zaposlenih je delovalo kar 40 tiskalnikov treh različnih proizvajalcev, povprečno starejših od sedem let. Naprave so bile pogosto v okvari, servisni posegi redni, skrb za potrošni material pa je zaposlenim jemala čas in energijo. Tiskalniško okolje je postalo neučinkovito in stroškovno nepregledno.
Po analizi obremenitev naprav in prejetih ponudbah so izbrali Xenon forte, ki je prevzel celovito upravljanje tiskanja. Projekt je od načrtovanja do izvedbe trajal le mesec dni, fizična zamenjava in konfiguracija pa pet dni.
40 tiskalnikov je nadomestilo 11 večopravilnih naprav, integriranih z zalednimi sistemi. Uveden je bil sistem MyQ za nadzor uporabniških pravic, stroškov in nastavitev. Privzeti tisk je črno-bel, barvni pa premišljena izbira. Zaposleni dokumente prevzamejo na katerikoli napravi po identifikaciji s kartico, kar zagotavlja varnost in zaupnost.
Ključni rezultati:
- približno 20 % nižji stroški tiskanja,
- predvidljiv mesečni model (najem + variabilni del glede na izpise),
- natančen nadzor nad stroški po stroškovnih mestih,
- avtomatizirana dobava tonerjev in skoraj nezaznavno vzdrževanje.
Projekt dokazuje, da lahko s poenotenjem flote, centralnim nadzorom in zunanjim upravljanjem tiskanja podjetje bistveno zmanjša stroške, poveča varnost dokumentov ter razbremeni zaposlene administrativnih opravil – brez motenj v vsakodnevnem poslovanju.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Prenova tiskalniškega okolja na Urbanističnem inštitutu Republike Slovenije (UIRS) predstavlja referenčni primer učinkovitega sodelovanja med naročnikom in podjetjem Xenon forte pri uvedbi upravljanih storitev tiskanja (MDS) ter optimizaciji dokumentnih procesov.
UIRS se je soočal z izrazito heterogenim okoljem: skoraj vsak prostor je imel svoj tiskalnik, poleg tega so zaposleni uporabljali več kopirnih strojev. Naprave so bile zastarele, pogosto v okvari, stroški servisov visoki, naročanje različnih tonerjev pa zamudno in nepregledno. Upravljanje tiskanja je predstavljalo operativno breme in nepotreben strošek.
Po lastni analizi trga so za partnerja izbrali Xenon forte, ki je ponudil model operativnega najema ter postopno testiranje večopravilne naprave Kyocera. Po uspešnem preizkusu so uvedli standardizirano floto naprav v okviru »tiskalniškega lizinga«, kjer so servis, vzdrževanje in nadzor vključeni v najem.
Ključni element rešitve je bila uvedba tiskalniškega strežnika MyQ, ki omogoča natančen obračun stroškov po uporabnikih, oddelkih ali projektih. Vodstvo tako mesečno prejme podrobna poročila, kar omogoča transparentno razporejanje stroškov in boljše upravljanje virov.
Rezultati projekta:
- občutno nižji skupni stroški v primerjavi z lastništvom in vzdrževanjem naprav,
- avtomatizirana dobava tonerjev in daljinski nadzor naprav,
- enostavnejše delo zaposlenih (skeniranje v omrežne mape, e-pošto, OCR),
- razbremenitev zaposlenih od administrativnih opravil.
Menjava okolja je bila izvedena v enem tednu, uporabniki pa so novo rešitev hitro sprejeli. Primer UIRS potrjuje, da lahko premišljena uvedba MDS-modela in centralnega upravljanja tiskanja stroškovno in organizacijsko preoblikuje tiskalniško infrastrukturo v učinkovito podporo digitalnemu poslovanju.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera >>>
Hramba podatkov, varnostno kopiranje in nadzor
Podatki in infrastruktura danes predstavljajo temelj poslovanja. Ne gre več le za shranjevanje informacij, temveč za odpornost sistema, neprekinjeno delovanje in zmožnost hitre obnove ob nepredvidenih dogodkih.
Spodnji primeri prikazujejo implementacije na področju hrambe podatkov, varnostnega kopiranja ter centraliziranega nadzora.
Hramba podatkov in varnostno kopiranje
Rešitve vključujejo centralno hrambo, geografsko ločeno redundanco, nespremenljive varnostne kopije ter preverjeno obnovljivost podatkov. Poseben poudarek je na odpornosti proti kibernetskim napadom, fizičnim incidentom in infrastrukturnim motnjam.
Podjetje ČURI MURI, veleprodaja igrač in daril, d.o.o., družinsko podjetje z dolgoletno tradicijo, je zaradi rasti poslovanja in povečane odvisnosti od informacijskega sistema potrebovalo zanesljivo rešitev za hrambo in varnostno kopiranje podatkov.
Povod za temeljito prenovo je bil vlom v poslovne prostore, pri katerem so poleg računalnikov izgubili tudi varnostno kopijo podatkov na zunanjem disku.
Podjetje je pristopilo k celoviti reorganizaciji IT okolja. Vzpostavili so več virtualnih strežnikov na strežniškem sistemu Supermicro ter uvedli NAS strežnik Synology DS24XX+. Virtualni strežniki in delovne postaje se dnevno varnostno kopirajo z uporabo rešitev Synology Active Backup, sinhronizacija datotek pa poteka prek Synology Drive. Hramba podatkov je organizirana v RAID5 konfiguraciji, kar omogoča obnovitev podatkov tudi ob okvari posameznega diska.
Za dodatno varnost so na ločeni lokaciji postavili še NAS Synology DS2XX, kamor se dnevno izvaja varnostna kopija celotnega sistema z uporabo Hyper Backup. Tudi tam so podatki zaščiteni z RAID1 konfiguracijo.
Ključne koristi rešitve:
- centralna hramba in avtomatizirano varnostno kopiranje na rezervno lokacijo,
- zaščita pred izgubo podatkov tudi ob fizični škodi ali kraji,
- enostavno upravljanje sistema prek operacijskega sistema DSM,
- podpora dodatnim funkcionalnostim (VPN, zasebni oblak, Photo Station),
- učinkovita izmenjava fotografij med prodajniki na terenu.
Rešitev Synology se je izkazala kot stabilna, cenovno dostopna in uporabniško prijazna. Xenon Forte kot slovenski zastopnik zagotavlja lokalno podporo in strokovno zaledje. Projekt podjetju ČURI MURI omogoča varno rast ter zanesljivo poslovanje tudi ob nepredvidljivih dogodkih.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera dobre prakse >>>
V srednje velikem storitvenem podjetju, so za centralno hrambo dokumentacije uporabljali NAS strežnik. Sistem je deloval v RAID konfiguraciji, del podatkov je bil sinhroniziran, zato so bili prepričani, da imajo varnostno kopiranje urejeno.
Prelomni trenutek je bil poskus kibernetskega napada z izsiljevalskim virusom. Okužba se sicer ni razširila, a analiza je pokazala, da bi v primeru uspešnega napada lahko ostali brez dostopa do vseh podatkov – tudi na NAS-u.
Takrat so jasno razumeli sporočilo: NAS ni varnostna kopija. RAID ščiti pred okvaro diska, ne pa pred izbrisom, šifriranjem ali zlonamernimi spremembami.
Njihov IT partner se je zato obrnil na Xenon Forte za strokovno svetovanje pri zasnovi varnostne strategije. Skupaj smo pregledali obstoječo arhitekturo in ugotovili, da je potrebno:
- nadgraditi obstoječo rešitev za varnostno kopiranje,
- vzpostaviti dodatno, ločeno lokacijo hrambe,
- omogočiti nespremenljivo (immutable) kopijo podatkov,
- uvesti redno preverjanje obnovljivosti kopij.
Vzpostavili smo model 3-2-1-1-0:
3 kopije podatkov, 2 različna medija, 1 kopija izven lokacije, 1 immutable kopija in 0 napak – preverjene, obnovljive varnostne kopije.
To je zahtevalo dodatni nakup kapacitet in prilagoditev nastavitev rešitve za varnostno kopiranje, predvsem aktivacijo zaščite pred spreminjanjem ali brisanjem varnostnih kopij v določenem časovnem oknu.
Danes podjetje razume, da varnost ni enkraten nakup, temveč proces. V času vse bolj sofisticiranih napadov ni dovolj, da podatke samo hranimo – zaščititi jih moramo tako, da jih napadalec ne more izbrisati, spremeniti ali zakleniti.
V Xenon Forte takšne projekte razumemo kot prehod iz občutka varnosti v dejansko odpornost sistema.
Srednje veliko logistično podjetje, je za centralno hrambo podatkov uporabljalo Synology NAS strežnike. Na njih so tekli varnostne kopije, dokumentni sistem in del virtualiziranega okolja. Sistem je deloval stabilno – dokler jih ni presenetila močna poletna nevihta.
Ob več zaporednih nihanjih napetosti in kratkih prekinitvah električnega napajanja sta se strežnika nenadzorovano izklopila. Podatki na srečo niso bili izgubljeni, a tveganje je bilo realno: poškodba diskovnega polja, korupcija podatkov ali dolgotrajen izpad poslovanja.
Podjetje se je odločilo za takojšnjo nadgradnjo zaščite napajanja. Njihov strokovni IT partner se je obrnil na Xenon Forte kot uradnega distributerja Synology rešitev. Skupaj so analizirali porabo, kritičnost sistemov in čas avtonomije ter predlagali ustrezno UPS FSP Fortron napravo iz ponudbe, posebej primerno za delo z NAS sistemi Synology – z USB/SNMP komunikacijo za varno samodejno zaustavitev strežnikov.
Izbrana rešitev omogoča:
- stabilizacijo napetosti in zaščito pred prenapetostmi,
- varno samodejno zaustavitev NAS naprav ob daljšem izpadu,
- zaščito pred mikroprekinitvami, ki skrajšujejo življenjsko dobo diskov,
- nadzor in upravljanje prek Synology DSM okolja.
UPS danes ni več zgolj dodatna oprema, temveč del njihove celovite strategije zaščite podatkov. Nevihta jih je opozorila, kako hitro lahko pride do tveganja. S podporo strokovnega partnerja in Xenon Forte so vzpostavili zanesljivo zaščito, ki zagotavlja stabilno delovanje infrastrukture tudi ob nepredvidljivih razmerah.
Mlinar d.o.o., največje hrvaško pekovsko podjetje z več kot 170 milijoni izdelkov letno in več kot 2.000 zaposlenimi v 12 državah, je ob digitalni transformaciji in prehodu dela poslovanja v Microsoft Office 365 postavil jasen cilj: zagotoviti varno, prilagodljivo in zanesljivo IT podporo celotnemu poslovnemu procesu – od proizvodnje do maloprodaje.
Prehod v oblak in omogočanje dela na daljavo sta odprla nova vprašanja na področju varnosti podatkov in neprekinjenosti poslovanja. Poseben izziv je predstavljala vse večja količina podatkov, ki so bili razpršeni med lokalnimi sistemi in oblačnimi storitvami.
Mlinar se je zato odločil za implementacijo preverjenega modela 3-2-1:
3 varnostne kopije podatkov
2 različna medija
1 ločena lokacija
Rešitev temelji na kombinaciji Veeam (Backup Essentials in Backup za Microsoft Office 365) ter Synology NAS strežnikov RS3617xs+. Primarna naprava je nameščena v Zagrebu, dodatna pa na ločeni lokaciji v Osijeku, kjer se izvaja dodatna varnostna kopija z alternativnim načinom prenosa podatkov za večjo odpornost na kibernetske napade.
Sistem zagotavlja:
varnostne kopije virtualnih strežnikov (Microsoft Hyper-V),
zaščito podatkov iz Microsoft 365,
RAID zaščito na ravni diskov,
geografsko ločeno hrambo,
hibridno replikacijo (polne + inkrementalne kopije),
več protokolov za večjo odpornost sistema.
Rešitev omogoča varno delo na daljavo, visoko razpoložljivost in zanesljivo kontinuiteto poslovanja tudi ob nepredvidenih dogodkih.
Video nadzor in centraliziran nadzor sistemov
Centraliziran nadzor razpršenih lokacij zahteva visoko razpoložljivost, stroškovno učinkovitost ter skladnost z zakonodajo. Rešitve temeljijo na integrirani platformi, ki omogoča upravljanje velikega števila kamer, redundanco strežnikov ter enoten nadzorni sistem.
Javno podjetje Ljubljanska parkirišča in tržnice (JP LPT) upravlja več kot 30 parkirišč na območju Ljubljane. Z razvojem optičnih povezav in potrebo po centraliziranem nadzoru so želeli nadgraditi obstoječi sistem analognih kamer v enoten, sodoben nadzorni sistem.
Pri izboru rešitve so preverili več različnih sistemov. Izkazalo se je, da klasične PC-zasnovane rešitve prinašajo visoke stroške, predvsem zaradi neprenosljivih licenc za kamere. Ker so v podjetju že uporabljali Synology NAS strežnike za varnostno kopiranje, so preizkusili še aplikacijo Surveillance Station. Rešitev se je izkazala kot zanesljiva, centralno upravljana in stroškovno učinkovita.
Danes centralni sistem povezuje več kot 250 kamer na več kot 30 parkiriščih, nadzor pa poteka iz dveh nadzornih centrov. Sistem temelji na več strežnikih Synology, postavljenih redundantno (High Availability), kar zagotavlja neprekinjeno delovanje. Upravljanje poteka prek odjemalcev ali namenskih naprav VisualStation, ki omogočajo simultano predvajanje do 96 kanalov v HD kakovosti.
Ključne koristi rešitve:
- centralno upravljanje celotne mreže parkirišč,
- podpora različnim IP kameram,
- enostavna razširljivost z dodajanjem novih enot,
- prenosljive licence in stroškovna učinkovitost,
- napredna analitika (npr. zaznavanje gibanja) ter obveščanje ob dogodkih .
Pri projektu sodeluje tudi Xenon Forte kot slovenski zastopnik za Synology, ki zagotavlja strokovno podporo in lokalno prisotnost. Rešitev je izpolnila pričakovanja JP LPT, hkrati pa predstavlja temelj za nadaljnje širitve sistema v sorodnih javnih podjetjih.
Kliknite za dostop do celotnega besedila Študije primera dobre prakse >>>
