Podjetja danes iščejo ravnotežje med varnostjo, učinkovitostjo in stroški IT infrastrukture. Upravljanje dokumentov, tiskanja in skeniranja je pogosto prezrto področje, čeprav predstavlja pomemben del vsakodnevnega poslovanja. Prav tu nastopi Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) – oblačna rešitev, ki omogoča varno upravljanje dokumentov brez potrebe po lastni strežniški infrastrukturi.

Različica KCPS V1.15 prinaša nadgradnje, ki dodatno krepijo varnost, izboljšujejo integracijo z Microsoft okoljem in poenostavljajo administracijo. Gre za evolucijo sistema, ki je zasnovan z jasnim ciljem: zmanjšati IT kompleksnost in hkrati povečati nadzor nad dokumentnimi procesi.

Upravljanje dokumentov brez lokalnega strežnika

Tradicionalne rešitve za upravljanje tiskanja običajno zahtevajo lokalni print strežnik. To pomeni dodatno strojno opremo, vzdrževanje, nadgradnje in varnostna tveganja. Oblačno upravljanje tiskanja s KCPS deluje drugače. Celoten sistem temelji na varni oblačni arhitekturi, ki omogoča centraliziran nadzor nad uporabniki, napravami in tiskalnimi pravili.

Uporabniki lahko dokumente pošljejo v varno čakalno vrsto in jih sprostijo šele ob prijavi na napravi, kar bistveno zmanjša tveganje zlorabe ali pozabljenih izpisov. Hkrati sistem omogoča neposredno tiskanje ter skeniranje v oblak ali e-pošto. Integracija z zunanjimi shrambami, kot je OneDrive, je zasnovana tako, da podpira sodobne delovne procese brez dodatne infrastrukture.

Večfaktorska avtentikacija za višjo raven varnosti

Ena ključnih novosti zadnje različice KCPS je podpora za večfaktorsko avtentikacijo (MFA). Varnost dostopa do sistema je danes ena najpomembnejših tem v IT okolju. Enostavna gesla ali PIN-kode pogosto ne zadostujejo več.

Z uvedbo MFA se dostop do portala dodatno zaščiti z enkratno potrditvijo, kar zmanjšuje tveganje nepooblaščenega dostopa. Ta nadgradnja je še posebej pomembna za organizacije, ki že uporabljajo Microsoft 365 ali imajo strožje varnostne zahteve. KCPS se tako lažje vključi v obstoječe varnostne politike podjetja.

Poleg tega različica 1.15 omogoča nastavitev daljših PIN-kod, od 4 do 12 mest, kar daje administratorjem več fleksibilnosti pri prilagajanju varnostnim standardom.

Neposredna integracija z OneDrive brez posrednega shranjevanja

Ena od pomembnih izboljšav je neposreden prenos dokumentov med napravo in OneDrive. To pomeni, da dokumenti pri tiskanju, skeniranju ali posredovanju niso več začasno shranjeni na strežniku rešitve. Prenesejo se neposredno med večfunkcijsko napravo in oblačno shrambo, medtem ko sistem obdeluje le metapodatke.

Za podjetja, ki so občutljiva na lokacijo hrambe podatkov in skladnost z internimi politikami, je to ključna prednost. Integracija z Microsoft okoljem je tako varnejša in bolj transparentna. Oblačno upravljanje dokumentov postane ne le enostavnejše, temveč tudi bolj skladno z zahtevami sodobnega poslovanja.

Napredno upravljanje uporabnikov z Microsoft Entra ID

V večjih organizacijah je upravljanje uporabnikov pogosto časovno zahtevno. KCPS V1.15 uvaja množično sinhronizacijo uporabnikov z Microsoft Entra ID, kar omogoča hitrejšo implementacijo in manj ročnega dela za IT administratorje.

Ob prvem uvozu se uporabniki prenesejo samodejno, sistem pa omogoča tudi boljšo uskladitev aktivnih in neaktivnih računov. To pomeni večji nadzor nad dostopi in manj možnosti za varnostne vrzeli. Za podjetja z več lokacijami ali večjim številom zaposlenih je ta funkcionalnost pomemben korak k učinkovitejšemu upravljanju identitet.

Večja zmogljivost in boljša uporabniška izkušnja

Različica KCPS V1.15 povečuje število shranjenih tiskalnih opravil na uporabnika z 200 na 500. V okoljih z intenzivnim tiskom to pomeni manj prekinitev dela in večjo fleksibilnost pri sproščanju dokumentov.

Izboljšana je tudi uporabniška izkušnja pri prenosu skeniranih dokumentov. Če uporabnik prenese več datotek hkrati, se te združijo v eno ZIP datoteko, kar poenostavi ravnanje z dokumenti in zmanjša težave v brskalnikih.

Za IT oddelke je pomembna tudi uvedba čiste MSI namestitvene datoteke za namizni odjemalec. To omogoča lažjo distribucijo in upravljanje namestitev v večjih okoljih ter zmanjšuje potrebo po ročnih posegih.

Del širše strategije digitalne preobrazbe

Kyocera Cloud Print and Scan ni izolirana rešitev. Je del širše strategije digitalne preobrazbe, ki jo razvija Kyocera Document Solutions. Platforma je združljiva z naprednimi večfunkcijskimi napravami, kot je TASKalfa MZ7001ci, ter drugimi modeli iz serije TASKalfa.

To podjetjem omogoča postopno nadgradnjo dokumentnih procesov brez menjave celotne infrastrukture. Prehod na oblačno upravljanje tiskanja je lahko evolucijski korak, ne radikalen poseg.

Zakaj razmisliti o KCPS V1.15?

Podjetja, ki želijo zmanjšati odvisnost od lokalnih strežnikov, povečati varnost dokumentnih tokov in poenostaviti upravljanje uporabnikov, bodo v KCPS V1.15 našla premišljeno rešitev. Oblačna arhitektura, večfaktorska avtentikacija, neposredna integracija z OneDrive in napredna sinhronizacija z Microsoft Entra ID skupaj ustvarjajo sistem, ki je pripravljen na sodobne IT zahteve.

Upravljanje dokumentov v oblaku ni več prihodnost – je realnost, ki zmanjšuje kompleksnost in povečuje nadzor. KCPS V1.15 to realnost prinaša na način, ki je varen, predvidljiv in prilagojen poslovnemu okolju.

Če razmišljate o nadgradnji obstoječega sistema ali prehodu na oblačno upravljanje tiskanja, je zdaj pravi trenutek za premislek.

Če potrebujete podporo pri predstavitvi rešitve, demo okolje ali tehnično pomoč, smo vam na voljo.

Več informacij: https://www.xenon-forte.si/kontakt