Naraščajoča delovna obremenitev v evropskih organizacijah je privedla do potrebe po zagotavljanju učinkovitih rešitev, ki bodo zmožne obvladovati trenutno eksplozijo podatkov. Kyocera Document Solutions Europe, ki je eno od vodilnih svetovnih ponudnikov rešitev za upravljanje z dokumenti, je v raziskavi ugotovilo, da je vse, kar podjetja ustvarjajo, vsebina. Podjetja so vsebina. Vedeti, kako upravljati to vsebino, je bistveno za učinkovito poslovanje.
Kyocera Document Solutions Europe je izvedla raziskavo o tem, kaj organizacije iščejo, ko razmišljajo o rešitvah za upravljanje vsebin. Sodobne rešitve, kot so Rešitve za upravljanje vsebin (ECM) in Sistemi za upravljanje z dokumenti (DMS), danes že veljajo za zrele rešitve.
Vse bolj pa se uveljavljajo rešitve, ki jih imenujemo Storitve vsebin (Content Services) in za razliko od prej omenjenih, širijo pozornost na dostop do informacij, skupno rabo in sodelovanje, vendar je njihova uporaba zaenkrat v praksi še omejena na večje organizacije. Kljub vse večji priljubljenosti omenjenih rešitev pa je raziskava pokazala, da, denimo, le 40 % vprašanih ve, kaj ECM sploh pomeni.
V raziskavi Kyocera ugotavlja, da so glavne težave, ki vplivajo na učinkovost, številne kopije in verzije dokumentov, shranjene na strežnikih in osebnih računalnikih zaposlenih, pomanjkanje prostora za shranjevanje ter različni in celo nezdružljivi formati dokumentov. Upravljanje vsebin je v središču vsakodnevnega življenja v podjetjih vseh velikosti. Vendar pa vsa podjetja niso razumela prednosti digitalizacije in avtomatizacije delovnih procesov. Na primer, le 9% vprašanih v oddelkih za logistiko in transport, je ocenilo kot prioriteto pospešiti čas, ki je potreben za potrditev dostave, medtem ko le 11% spremlja dokumentacijo, od prvega stika s stranko pa do dostave.
Presenetljivo spoznanje v raziskavi pa je izziv, ki izstopa med navedenimi spremembami – odpor uporabnikov do sprememb. To dokazuje, da imajo podjetja ključno vlogo pri spodbujanju odprte kulture zaposlenih v prizadevanjih za pospeševanje digitalne transformacije poslovanja. Kyocera je za posamezne oddelke želela analizirati tudi njihove prednostne naloge. Za že omenjeno logistiko in transport so glavni izzivi pospešiti potrditev uspešnih dobav, sledijo pa ji znižanje stroškov z lastnim prevozom izdelkov in uvajanje orodij za boljši pregled logističnega procesa ter izboljšanje natančnosti zajema podatkov o dobavnicah in integracija z ERP sistemi ponudnikov prevoznih storitev, za izboljšanje sledenja pošiljk.
»Doseganje poslovnega uspeha nujno pomeni povečanje poslovne učinkovitosti,« je izjavil Michael Powell, strokovni vodja razvoja programske opreme pri Kyocera Document Solutions Europe. »”Podjetja morajo razumeti, da, ne glede na njihovo osnovno dejavnost, poslovanje temelji na informacijah in na stalnem toku podatkov. Učinkovitejši pretok informacij daje podjetjem dodatno energijo, ki poganja celotno podjetje od znotraj”.
Več informacij o izsledkih raziskave si poglejte v poročilu: Poslovna digitalizacija v Evropi 2019.
