Programske rešitve
Podpora
KYOCERA CLOUD CAPTURE (KCC)
Zajem dokumentov v oblak – avtomatizacija brez ročnega dela
KCC je rešitev za zajem dokumentov, ki omogoča neposredno skeniranje v oblak z uporabo vnaprej nastavljenih procesov (workflowov).
Enkrat nastavite proces → nato sistem samodejno obdela vsak dokument.
Kako je sistem sestavljen?
KCC deluje kot del Kyocera cloud platforme:
- Cloud portal – upravljanje uporabnikov, naprav in nastavitev
- HyPAS aplikacija na napravi – zajem dokumentov
- Workflowi – avtomatska obdelava (OCR, razvrščanje, pošiljanje)
- Povezave na oblak – KCIM, SharePoint, OneDrive, Google Drive
Kaj rešitev omogoča?
Skeniranje dokumentov neposredno v oblak
Avtomatsko razvrščanje dokumentov
Dodajanje metapodatkov (indeksiranje)
Pretvorbo dokumentov (OCR)
Integracijo z drugimi sistemi (KCIM, SharePoint …)
Preden začneš!
Za uporabo KCC je potrebna priprava:
- ustvarjena organizacija (s strani ponudnika Xenon forte)
- dodeljen administrator
- konfigurirani workflowi
- povezana oblačna shramba
Postopek aktivacije in začetek uporabe - koraki
Ponudnik Xenon forte
- ustvari organizacijo
- dodeli licence
- omogoči dostop do sistema
Administrator (v vašem podjetju)
- ustvari uporabnike
- definira workflowe
- poveže oblačne storitve
- pripravi naprave
Uporabnik
- dostopa do naprave
- izbere workflow
- začne zajem dokumentov
- prijava na Kyocera napravi z uporabniškim računom ali PIN kodo
- po prijavi se prikaže uporabniški vmesnik z razpoložljivimi funkcijami
- uporabnik vidi seznam pripravljenih workflowov (procesov)
Kaj se tukaj zgodi:
Sistem prepozna uporabnika in mu omogoči dostop do vnaprej nastavljenih procesov glede na njegove pravice.
- uporabnik izbere ustrezen proces (npr. “Računi”, “Pogodbe”, “Sken v KCIM”)
- vsak workflow določa:
- kam gre dokument (mapa, sistem)
- kako se obdela (OCR, poimenovanje, razvrščanje)
- po potrebi uporabnik izbere dodatne podatke (npr. tip dokumenta)
Kaj se tukaj zgodi:
Z izbiro workflowa uporabnik dejansko določi celoten potek obdelave dokumenta.
- dokument vstavite v podajalnik ali na steklo naprave
- nastavite osnovne parametre (enostransko/obojestransko, kakovost)
- začnite skeniranje
Kaj se tukaj zgodi:
Fizični dokument se pretvori v digitalno obliko, pripravljeno za nadaljnjo obdelavo.
- sistem v ozadju samodejno obdela dokument
- izvede se OCR (pretvorba v iskalni PDF ali drug format)
- dokumentu se dodajo metapodatki (npr. datum, tip dokumenta, oznake)
Kaj se tukaj zgodi:
Dokument postane iskalni, strukturiran in pripravljen za shranjevanje ter nadaljnjo uporabo.
- dokument se samodejno shrani na določeno lokacijo (npr. KCIM, SharePoint)
- glede na proces pa se lahko tudi posreduje naprej (npr. v odobritev ali drug sistem)
- uporabnik nima dodatnih korakov
Kaj se tukaj zgodi:
Dokument pride na pravo mesto brez ročnega shranjevanja ali pošiljanja.
- dokument je dostopen v ciljnem sistemu (npr. KCIM)
- uporabniki ga lahko:
- poiščejo
- pregledajo
- uporabijo v nadaljnjih procesih
- dostop je odvisen od uporabniških pravic
Kaj se tukaj zgodi:
Dokument postane del digitalnega sistema in je na voljo za nadaljnje delo.
- uporabnik ponavlja enake procese za različne dokumente
- workflowi ostanejo enaki → ni potrebe po ponovni nastavitvi
- delo postane hitrejše in bolj standardizirano
Kaj se tukaj zgodi:
Proces zajema dokumentov se avtomatizira in postane del vsakodnevnega dela.
Administrator ima ključno vlogo pri pripravi sistema:
- dodajanje in upravljanje uporabnikov (dostopi, pravice)
- konfiguracija workflowov (kako se dokumenti obdelujejo)
- povezovanje oblačnih storitev (npr. KCIM, SharePoint)
- upravljanje naprav (dostop, povezave)
- spremljanje uporabe in optimizacija procesov
Kaj to pomeni v praksi:
Uporabniki samo uporabljajo sistem, administrator pa enkrat nastavi procese, ki nato tečejo avtomatsko.
Kako se uporablja v praksi?
Scenarij: Obdelava računov
Uporabnik skenira račun na napravi.
- Sistem sam prepozna dokument,
- ga pretvori v PDF,
- shrani v pravo mapo
- in pošlje računovodstvu.
Brez ročnega poimenovanja, brez pošiljanja mailov.
Scenarij: Samodejno razvrščanje dokumentov
Uporabnik skenira dokument.
- Sistem prepozna tip (račun, pogodba),
- samodejno določi mapo,
- in pravilno poimenuje dokument.
Uporabnik ne izbira več lokacij ali imen.
Scenarij: Zajem dokumentov z dodatnimi podatki
Uporabnik izbere workflow.
- Vnese osnovne podatke (npr. številka projekta),
- sistem doda metapodatke,
- in shrani dokument v pravilen kontekst.
Dokumenti so takoj pripravljeni za iskanje in nadaljnjo obdelavo.
Zahteve za delovanje
- Kyocera naprava s podporo HyPAS
- Stabilna internetna povezava
- Podprt spletni brskalnik
- Dostop do cloud portala, kjer se upravljajo uporabniki, naprave in workflowi
- Podprta oblačna storitev (vsaj en ciljni sistem, npr. KCIM, SharePoint ali OneDrive).
Licenčni model
- Licenciranje temelji na naročniškem modelu (SaaS)
KCC se uporablja kot storitev v oblaku z mesečno ali letno naročnino. - Različni paketi glede na funkcionalnosti (npr. OCR, napredni workflowi)
Razpoložljive funkcionalnosti so odvisne od izbranega paketa, pri čemer napredne možnosti zahtevajo višji nivo licence.
Omejitve sistema
- Potrebna začetna konfiguracija workflowov
- Delovanje sistema je neposredno odvisno od pravilne konfiguracije workflowov
- Nekatere funkcionalnosti, kot so OCR ali kompleksni workflowi, so na voljo le v določenih licenčnih paketih.
- Brez ustrezne konfiguracije sistem ne omogoča avtomatizacije in deluje le kot osnovno orodje za skeniranje
Pogosta vprašanja
Da. KCC je na voljo v poskusnem obdobju, ki omogoča osnovni preizkus zajema dokumentov in delovanja workflowov.
Napredne funkcije, kot so OCR, kompleksni workflowi ali integracije z drugimi sistemi, so lahko omejene ali odvisne od konfiguracije.
Za uporabo v produkcijskem okolju je potreben prehod na ustrezen licenčni paket.
Ne, saj celoten proces zajema dokumentov poteka neposredno na Kyocera napravi brez potrebe po računalniku.
Da, dokumente je mogoče pošiljati v različne ciljne sisteme, odvisno od nastavljenih workflowov.
Ne, za delovanje je potrebna začetna konfiguracija workflowov, ki določajo procese obdelave dokumentov.
Da, KCC se pogosto uporablja skupaj s KCIM, kjer služi kot vstopna točka za zajem dokumentov v sistem za upravljanje dokumentacije.
Delno. Osnovna uporaba je možna takoj, vendar za učinkovito delo priporočamo nastavitev workflowov.
Osnovna uporaba vključuje:
- skeniranje dokumentov na napravi
- ročno izbiranje cilja (npr. mapa ali e-mail)
- osnovno digitalizacijo dokumentov
Napredna uporaba vključuje:
- avtomatizacijo procesov (workflowi)
- samodejno razvrščanje dokumentov
- integracijo z dokumentnimi sistemi (npr. KCIM)
Ne. KCC ni klasično “scan to email” orodje.
KCC je:
- sistem za avtomatiziran zajem dokumentov
- vstopna točka v digitalizacijo poslovnih procesov
Uporabnik izbere ustrezen proces (workflow), nato pa sistem samodejno obdela dokument.
Ne. Procese nastavite enkrat (administrator), nato pa se uporabljajo za vse dokumente.
Glavna prednost je avtomatizacija:
👉 uporabnik izbere proces → sistem izvede zajem, obdelavo in shranjevanje dokumenta
Pri uporabi KCC uporabnik ne upravlja dokumentov ročno.
Namesto tega:
👉 izbere ustrezen proces (workflow) → sistem samodejno izvede zajem, obdelavo in shranjevanje dokumenta.
To pomeni manj ročnega dela in enoten način obdelave dokumentov.
KCC ni enkratni nakup, ampak deluje kot naročnina (mesečni ali letni model).
Plačate za uporabo funkcionalnosti, ne za število uporabnikov.
Za točne informacije o ceni se obrnite na svojega ponudnika.
Na naslovu [URL] so vam na voljo za prenos:
- Vodnik za uporabnike
- Brošura
- Tehnični opis
- Administrator
Naslednji korak:
Pošljite zahtevo za nastavitev sistema in začnite z uporabo KCC. Zahtevo pošljite na prodaja@xenon-forte.si.
