Digitalizacija poslovanja je v zadnjih letih postala ključni dejavnik uspeha, še posebej za mala in srednja podjetja. Zmanjševanje odvisnosti od papirja, varna hramba podatkov in enostaven dostop do dokumentov so zahteve, ki jih podjetja ne morejo več zanemariti. Ena izmed rešitev, ki odgovarja na te izzive, je Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) – uporabniku prijazen sistem za centralno upravljanje dokumentov v oblaku.
KCIM omogoča shranjevanje vseh digitalnih dokumentov v osrednji knjižnici, označevanje z metapodatki, hitro iskanje in dostop iz katerekoli lokacije. Rešitev je zasnovana za enostavno uporabo, kar pomeni, da zanjo niso potrebna posebna tehnična znanja. Poleg tega je program na voljo tudi v slovenskem jeziku, kar še dodatno olajša njegovo uvedbo v podjetja različnih velikosti.
Z različicama KCIM 2.7 in 2.8 so bile uvedene številne pomembne izboljšave, ki povečujejo učinkovitost, varnost in uporabniško izkušnjo.
Skupinsko upravljanje hrambe
Velika novost različice 2.7 je možnost skupinskega upravljanja hrambe. Uporabniki lahko zdaj izberejo več dokumentov hkrati in izvedejo različna dejanja, kot so zahteva za hrambo, pregled obdobja hrambe ali podaljšanje datuma hrambe. Ta funkcionalnost bistveno pospeši delo, saj ni več potrebno urejati dokumentov posamično.
Poleg tega je bila uvedena nova vloga “Upravitelj hrambe”, ki jo je mogoče dodeliti standardnim uporabnikom. Ti tako pridobijo pravico do upravljanja politik hrambe, ne da bi imeli polne skrbniške pravice. To omogoča večjo fleksibilnost pri razdeljevanju odgovornosti znotraj organizacije.
Nastavljivi spustni seznami
Za večjo natančnost pri vnosu podatkov so skrbniki pridobili možnost ustvarjanja nastavljivih spustnih seznamov. Namesto ročnega vnosa lahko uporabniki zdaj izbirajo med vnaprej določenimi vrednostmi. Ta funkcija zmanjšuje možnost napak in poenostavi delo, še posebej pri večjem številu uporabnikov.
Izboljšave e-podpisa (različica 2.8)
Elektronski podpis je postal nepogrešljiv del sodobnega poslovanja. KCIM 2.8 ga dodatno izboljšuje z atributom “Seznam podpisnikov”, ki zmanjšuje potrebo po ročnem vnosu podatkov, ter z možnostjo deljenja predlog podpisov med uporabniki istega podjetja. To pomeni manj napak in hitrejši potek podpisovanja dokumentov.
Dodatne izboljšave za uporabnike in skrbnike
Med ostalimi novostmi velja omeniti:
- Navodila za nove skrbnike – ob prvem prijavljanju se prikažejo koristni namigi.
- XML-pregledovalnik za e-račune – nemške e-račune v standardu ZUGFeRD pretvori v berljivo obliko.
- E-poštna obvestila o opravilih – uporabniki prejmejo obvestila o dodelitvi, zaključku ali izbrisu opravil.
- Sprememba razreda dokumenta – skrbniki lahko zdaj spremenijo razred dokumenta tudi po indeksiranju, razen v primerih, ko je dokument v postopku hrambe ali podpisa.
- Lokalizacija razredov in atributov – možnost prevoda v vse jezike, ki jih podpira KCIM.
- Izboljšan vmesnik za dovoljenja – preglednejše upravljanje pravic do razredov dokumentov.
- Povezava do strani za podporo – enostaven dostop do pomoči in dokumentacije.
Z različicama KCIM 2.7 in 2.8 Kyocera še enkrat potrjuje, da je cilj rešitve KCIM več kot le varna hramba dokumentov. Gre za platformo, ki podjetjem pomaga delati bolj učinkovito, varno in pregledno. Skupinsko upravljanje, izboljšave e-podpisa in pametni vmesniki so koraki, ki bistveno olajšajo vsakodnevne procese.
Za podjetja, ki želijo enostavno digitalizirati poslovanje in imeti popoln nadzor nad svojimi dokumenti, je KCIM še naprej ena najbolj relevantnih rešitev na trgu.
