Programske rešitve
Podpora
KYOCERA CLOUD INFORMATION MANAGER (KCIM)
Upravljanje dokumentov v oblaku – centralno in strukturirano
KCIM je rešitev za upravljanje dokumentov (DMS), ki omogoča centralno hrambo, organizacijo in obdelavo dokumentov v oblaku.
Sistem povezuje uporabnike, dokumente in procese v enotno okolje, dostopno prek spletnega brskalnika.
Namesto iskanja po mapah in e-mailih imate vse dokumente na enem mestu.
Kako je sistem sestavljen?
KCIM deluje kot spletna platforma z naslednjimi komponentami:
- Cloud portal – upravljanje dokumentov, uporabnikov in nastavitev
- Uporabniški dostop – prijava prek brskalnika (brez lokalne namestitve)
- Shramba dokumentov – strukturirana hramba v oblaku
- Workflowi – avtomatizacija procesov in obdelave dokumentov
Kaj rešitev omogoča?
Shranjevanje dokumentov v oblaku
Organizacijo dokumentacije (mape, strukture)
Iskanje in pregled dokumentov
Upravljanje uporabnikov in dostopa
Avtomatizacijo procesov (workflowi)
Preden začneš!
Za uporabo KCIM je potrebna osnovna priprava:
- ustvarjena organizacija (s strani ponudnika Xenon forte)
- dodeljen administrator
- dostop do portala
- osnovna struktura dokumentacije (priporočeno)
Postopek aktivacije in začetek uporabe - koraki
Ponudnik (Xenon forte)
- ustvari organizacijo (customer portal)
- dodeli začetni paket (storage)
Administrator
- ustvari uporabniške račune
- definira strukturo map
- nastavi osnovne procese
Uporabnik
- prejme dostop
- prijavi se v sistem
- začne uporabljati dokumentni sistem
- dostop do sistema je prek spletnega brskalnika – ni potrebna namestitev
- prijavite se z dodeljenimi uporabniškimi podatki
- ob prvi prijavi preverite osnovne nastavitve uporabniškega računa
👉 Cilj: uspešen dostop do sistema in potrditev, da imate ustrezne pravice.
- dostop do obstoječih map in dokumentov
- pregled strukture (kako so dokumenti organizirani)
- razumevanje osnovne logike (oddelki, projekti, tipi dokumentov)
👉 Cilj: razumeti, kako je okolje postavljeno, preden začnete dodajati vsebino.
- ustvarite nove mape glede na potrebe (npr. projekti, oddelki)
- določite logično strukturo (kako bodo dokumenti razvrščeni)
- po potrebi prilagodite obstoječe strukture
👉 Cilj: vzpostaviti pregledno in dosledno organizacijo dokumentov.
- dodajanje dokumentov iz računalnika ali drugih virov
- razporejanje dokumentov v ustrezne mape
- opis dokumentov z metapodatki za lažje iskanje
👉 Cilj: zagotoviti, da so dokumenti pravilno shranjeni in enostavno dostopni.
- pregled dokumentov (odpiranje, preverjanje vsebine)
- iskanje dokumentov po imenu, metapodatkih ali vsebini
- urejanje metapodatkov ali preimenovanje dokumentov
- nastavitev dostopov (kdo lahko vidi ali ureja dokument)
👉 Cilj: ohraniti nadzor nad dokumentacijo in zagotoviti pravilno dostopnost.
- uporaba vnaprej pripravljenih procesov za obdelavo dokumentov
- avtomatsko razvrščanje, odobritve ali posredovanje dokumentov
- zmanjšanje ročnega dela pri ponavljajočih se opravilih
👉 Cilj: poenostaviti procese in zmanjšati možnost napak.
- vsakodnevno delo z dokumenti (dodajanje, iskanje, urejanje)
- spremljanje statusa dokumentov v procesih
- sprotno vzdrževanje strukture (urejenost map, pravilna uporaba)
👉 Cilj: zagotoviti dolgoročno urejen in učinkovit sistem dela z dokumenti.
Sistem upravlja administrator, med drugim:
- dodajanje in upravljanje uporabnikov
- upravljanje strukture dokumentov
- nastavitev dostopov in pravic
- definiranje workflowov
- upravljanje porabe prostora
Kako se uporablja v praksi?
Scenarij: Iskanje dokumentov
Uporabnik išče pogodbo iz prejšnjega leta.
- Vpiše ime ali ključno besedo,
- sistem najde dokument,
- dostopa do zadnje verzije
- in preveri zgodovino sprememb.
Ni več iskanja po mapah ali e-mailih.
Scenarij: Workflow odobritve dokumenta
Dokument shranite v sistem.
- Samodejno se pošlje odgovorni osebi,
- ta ga pregleda in potrdi,
- sistem dokument označi kot potrjen.
Celoten proces poteka brez e-mail verig.
Scenarij: Nadzor nad verzijami dokumentov
Uporabnik odpre dokument.
- Uredi vsebino,
- sistem shrani novo verzijo,
- prejšnje verzije ostanejo dostopne.
Vedno imate pregled nad spremembami in zgodovino dokumenta.
Zahteve za delovanje
- internetna povezava
- podprt spletni brskalnik
- dostop do KCIM portala
- ni potrebna lokalna namestitev
Licenčni model
- licenca je vezana na količino podatkov (storage)
- število uporabnikov ni omejeno
- mesečni obračun
Paketi
Demo paket: do 1 GB hrambenega prostora
Osnovni paket: 10 GB / plačilo na mesec
Dodatni prostor: doplačilo
Uporaba sistema je odvisna od količine shranjenih dokumentov: več dokumentov = več porabljenega prostora = višji strošek
Pogosta vprašanja
Da. KCIM vključuje demo paket, ki omogoča preizkus osnovnih funkcionalnosti upravljanja dokumentov.
Demo vključuje omejen prostor za shranjevanje (1 GB) in je namenjen testiranju, zato nekatere napredne funkcije (npr. OCR ali napredni workflowi) niso nujno na voljo ali so odvisne od uporabe z drugimi rešitvami.
Za redno uporabo je potreben prehod na ustrezen paket.
Ne. Dostop poteka prek brskalnika.
Da. Število uporabnikov ni omejeno.
Da. Odvisen je od izbranega paketa.
Ne. KCIM ni rešitev za takojšnjo uporabo brez začetne priprave.
Za optimalno uporabo je priporočljivo vzpostaviti osnovno strukturo dokumentov in določiti način dela.
Da. Osnovna uporaba je enostavna in vključuje:
- nalaganje dokumentov
- osnovno organizacijo (mape)
- ročno upravljanje dokumentacije
Napredna uporaba vključuje:
- avtomatizacijo procesov (workflowi)
- definiranje pravil obdelave dokumentov
- strukturirano upravljanje dokumentacije
Tak način uporabe omogoča večjo učinkovitost, vendar zahteva predhodno načrtovanje.
Osnovna uporaba je možna takoj po dostopu.
Za napredno uporabo in polno implementacijo sistema pa je običajno potrebno približno 1–2 meseca (odvisno od kompleksnosti procesov)
Osnovna uporaba pomeni ročno delo z dokumenti in enostavno organizacijo.
Napredna uporaba pa vključuje avtomatizirane procese in strukturiran sistem upravljanja dokumentov.
Da. KCIM ni le sistem za shranjevanje dokumentov, ampak tudi platforma za avtomatizacijo procesov.
Omogoča povezovanje dokumentov z delovnimi tokovi (workflowi) in optimizacijo poslovnih procesov.
Na naslovu [URL] so vam na voljo za prenos:
- Vodnik za uporabnike
- Brošura
- Tehnični opis
- Administrator
Naslednji korak
Pošljite zahtevo za dostop do sistema in začnite z uporabo KCIM. Zahtevo pošljite na prodaja@xenon-forte.si.
