Ko se v podjetju pogovarjamo o večfunkcijskih napravah, pogovor pogosto hitro nanese na hitrost tiskanja, stroške izpisov ali življenjsko dobo naprav. V resnici pa so to danes le še del zgodbe.

V zadnjih letih se je njihova vloga precej spremenila. Vse pogosteje niso več namenjene predvsem tiskanju, ampak postajajo prva vstopna točka dokumentov v poslovne procese podjetja.

Račun, pogodba, dobavnica ali podpisan obrazec na večfunkcijski napravi ne konča svoje poti. Prav tam se pogosto šele začne.

Dokument je začetek procesa

Predstavljajte si račun, ki prispe po navadni pošti.

Pred leti bi ga nekdo prejel, odnesel v računovodstvo, naredil kopijo, ga predal v podpis in nato shranil v registrator. Danes lahko isti dokument zaposleni na večfunkcijski napravi zgolj skenira. Sistem prepozna njegovo vsebino, ga samodejno poimenuje, razvrsti v pravo mapo in pošlje v postopek potrjevanja.

Zaposleni opravi eno dejanje. Vse ostalo prevzame dokumentni proces.

Prav zato sodobna večfunkcijska naprava ni več le naprava za papir. Je most med fizičnim in digitalnim svetom.

Kaj delajo uspešna podjetja drugače?

Ko obiščemo podjetja z dobro organiziranimi dokumentnimi procesi, hitro opazimo zanimivo razliko.

O napravah govorijo presenetljivo malo.

Njihova pozornost je usmerjena drugam – v to, kako hitro dokument pride do prave osebe, kako enostavno ga je pozneje poiskati in koliko ročnega dela je pri tem potrebnega.

Zanje je pomembno, da dokument skozi podjetje potuje čim bolj avtomatizirano, pregledno in varno. Večfunkcijska naprava je pri tem pomemben del procesa, vendar ni njegov cilj.

Takšen način razmišljanja prinaša več koristi kot zgolj hitrejše tiskanje. Podjetje pridobi boljšo sledljivost dokumentov, manj administrativnega dela in več časa za naloge, ki ustvarjajo dodano vrednost.

Tehnologija je učinkovita le, če podpira proces

Nakup sodobne večfunkcijske naprave sam po sebi še ne spremeni načina dela.

Prava vrednost nastane takrat, ko je naprava povezana z dokumentnim sistemom in poslovnimi procesi. Ko zna dokument zajeti, ga usmeriti na pravo mesto in sprožiti naslednji korak brez nepotrebnega ročnega dela.

Zato danes podjetja vse pogosteje govorijo o upravljanju dokumentov in poslovnih procesov, ne več zgolj o upravljanju tiskanja.

Več o tem pristopu si lahko preberete na strani Digitalizacija dokumentov in poslovnih procesov:
https://www.xenon-forte.si/digitalizacija-dokumentov-in-poslovnih-procesov/

Majhne spremembe, velik učinek

Marsikdo ob besedi digitalizacija pomisli na velik projekt.

V praksi pa so največje izboljšave pogosto precej preproste.

Dokumenti se skenirajo neposredno v pravi poslovni proces. Računi ne čakajo več na mizah. Pogodbe ni treba iskati po elektronski pošti. Zaposleni imajo dostop do prave različice dokumenta, vodstvo pa boljši pregled nad dogajanjem.

Takšne spremembe običajno ne pomenijo revolucije, temveč postopno izboljševanje vsakodnevnega dela.

Prav zato so tudi dolgoročno uspešne.

Prvi korak je razumevanje dokumentnega toka

Preden podjetje razmišlja o novih napravah ali programski opremi, je koristno odgovoriti na preprosto vprašanje:

Ali naši dokumenti skozi podjetje potujejo tako učinkovito, kot bi lahko?

Odgovor pogosto razkrije več priložnosti, kot bi pričakovali.

Če vas zanima, kako lahko izboljšate upravljanje dokumentov in večfunkcijske naprave bolje vključite v svoje poslovne procese, priporočamo še:

• Upravljanje tiskanja in dokumentov (MDS)
  https://www.xenon-forte.si/upravljanje-tiskanja-dokumentov/
• MyQ – programska rešitev za upravljanje tiskanja in zajem dokumentov
  https://www.xenon-forte.si/myq/
• Primeri sistemskih rešitev iz prakse
  https://www.xenon-forte.si/primeri-sistemskih-resitev/

Če želite izvedeti, kakšne možnosti za izboljšave obstajajo v vašem podjetju, se prijavite na brezplačen posvet: https://www.xenon-forte.si/form-posvet/